Thẩm tra dự toán xây dựng: quy trình và lỗi thường gặp

Thẩm tra dự toán là bước kiểm tra độc lập trước khi dự toán được phê duyệt. Mục đích không phải bắt lỗi đơn vị lập, mà là để con số được phê duyệt có căn cứ vững — vì sau khi phê duyệt, nó trở thành giới hạn ràng buộc cho toàn bộ quá trình thực hiện.

Quy trình bốn bước

Bước 1 — Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ đầu vào

Trước khi xem đến con số, phải xác nhận hồ sơ có đủ để lập được dự toán hay không: bản vẽ đủ chi tiết, thuyết minh biện pháp thi công, chỉ dẫn kỹ thuật, danh mục vật liệu và thiết bị.

Nếu hồ sơ đầu vào thiếu, mọi kết quả kiểm tra phía sau đều không có ý nghĩa. Bước này nên làm nghiêm, vì phát hiện thiếu sót ở đây rẻ hơn nhiều so với phát hiện sau khi đã kiểm tra xong toàn bộ.

Bước 2 — Kiểm tra khối lượng

So sánh từng khối lượng trong bảng dự toán với bản vẽ. Ba dạng sai lệch thường gặp:

• Thiếu công tác: có trên bản vẽ nhưng không có trong dự toán
• Thừa công tác: có trong dự toán nhưng không tìm thấy cơ sở trên bản vẽ
• Sai số lượng: có đủ công tác nhưng con số không khớp

Ở bước này, việc dự toán có kèm bảng đo bóc chi tiết hay không tạo ra khác biệt rất lớn về thời gian. Không có bảng bóc, người thẩm tra phải bóc lại từ đầu.

Bước 3 — Kiểm tra căn cứ áp dụng

Kiểm tra mã định mức có đúng công tác không, định mức có còn hiệu lực tại thời điểm lập không, đơn giá có phù hợp địa bàn và thời điểm không, và các hệ số điều chỉnh có được áp dụng đúng điều kiện không.

Đây là bước phát hiện nhiều lỗi nhất trên thực tế.

Bước 4 — Kiểm tra cấu trúc chi phí và tổng hợp

Kiểm tra các thành phần chi phí đã đủ chưa, cách tính các khoản chi phí gián tiếp có đúng phương pháp không, và phép tổng hợp cuối cùng có chính xác không.

Bảy lỗi hay bị phát hiện nhất

1. Áp mã định mức cho công tác gần giống nhưng không đúng. Ví dụ áp mã cho công tác thi công thủ công trong khi thực tế thi công bằng máy, hoặc ngược lại.

2. Dùng định mức hoặc đơn giá đã hết hiệu lực. Thường xảy ra khi hồ sơ được lập trên nền một hồ sơ cũ của dự án khác mà không rà soát lại căn cứ.

3. Bỏ sót công tác phụ trợ. Công tác chuẩn bị, vận chuyển nội bộ trong phạm vi công trường, dọn dẹp và hoàn thiện bàn giao.

4. Áp sai hệ số điều kiện thi công. Hệ số cho thi công trong không gian chật hẹp, trên cao, hoặc trong điều kiện đặc thù bị áp khi không đủ điều kiện, hoặc không áp khi thực tế đủ điều kiện.

5. Trùng lặp khối lượng giữa các hạng mục. Cùng một phần công việc xuất hiện ở hai hạng mục khác nhau, đặc biệt hay gặp ở phần giao giữa các bộ môn.

6. Đơn giá vật liệu không có căn cứ. Bảng giá không nêu nguồn, hoặc nguồn là báo giá của một nhà cung cấp duy nhất không mang tính đại diện thị trường.

7. Sai số cộng dồn trong công thức Excel. Nghe đơn giản nhưng gặp thường xuyên, đặc biệt ở các file được sửa qua nhiều phiên bản.

Cách chuẩn bị để không bị trả lại nhiều lần

Nếu bạn là bên nộp hồ sơ, ba việc sau giảm đáng kể số vòng chỉnh sửa:

Nộp kèm bảng đo bóc chi tiết có tham chiếu bản vẽ. Mỗi dòng khối lượng ghi rõ lấy từ bản vẽ số mấy, mặt cắt nào. Người thẩm tra kiểm tra được trực tiếp thay vì phải bóc lại.

Lập bảng thuyết minh căn cứ áp dụng. Một bảng liệt kê từng mã định mức, đơn giá đã dùng và văn bản làm căn cứ. Bảng này thường chỉ vài trang nhưng loại bỏ được cả một vòng hỏi đáp.

Tự rà soát theo danh mục bảy lỗi ở trên trước khi nộp. Phần lớn lỗi trong danh mục đó tự phát hiện được nếu chủ động kiểm tra.

Về thời gian thẩm tra

Thời lượng thẩm tra phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng hồ sơ đầu vào, không phụ thuộc quy mô dự toán. Một hồ sơ chuẩn bị tốt cho công trình lớn có thể xử lý nhanh hơn một hồ sơ sơ sài cho công trình nhỏ.

Đây là lý do đáng đầu tư thời gian cho bước chuẩn bị hồ sơ: nó rút ngắn tổng thời gian đến khi được phê duyệt, không chỉ chuyển việc sang cho người khác.